Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Liebe Senioren-Assistentinnen und Senioren-Assistenten,

heute finden Sie an dieser Stelle das Ihnen bereits vertraute aktuelle Thema zur beruflichen Selbständigkeit.

Sie sind bereits erfolgreich oder werden in der nächsten Zeit neben- oder hauptberuflich selbständig sein? Sie arbeiten sich bereits durch Ihre Belege, Ablage und Aufzeichnungen und suchen nach Antworten auf die Fragen der Vorschriften für die korrekte Buchführung?

Sie sind oder werden als Einzelunternehmer/-in selbständig am Markt tätig sein. Sie sind entschlossen, sich in allen Fragen der Selbständigkeit Hilfe und Antworten von erfahrenen Beratern einzuholen?

Um Sie zu ermutigen, zu informieren und zu begleiten, erscheint an dieser Stelle im monatlichen Rhythmus das Thema des Monats rund um Gründungsidee, berufliche Selbständigkeit und Antworten auf Fragen, die Sie sich zu diesem Thema stellen.

•        Wie bringe ich Ordnung in mein Büro?

•        Welche Vorschriften sieht der Gesetzgeber dabei vor?

•        Wie gehe ich bei der Bearbeitung der Belege vor?

•        Muss ich alles aufheben?

•        Wer hilft mir dabei?

•

Thema des Monats Juli 2014

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Als Senioren-Assistent/-in bin ich, wie jede andere Selbständige zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Ordnung ist hier nicht nur eine Tugend, sondern auch eine unternehmerische Pflicht. Um ordnungsgemäß zu sein, muss eine Buchführung die Grundsätze des Handelsrechts befolgen. Ist Buchführung eingerichtet und sind die Bücher förmlich und inhaltlich in Ordnung, ist diese Anforderung erfüllt. Der Grundsatz verlangt, dass die Angaben, die in den Büchern gemacht werden, wahr sind. Es darf nichts weggelassen oder dazu gedichtet werden. Ebenfalls müssen die Buchungen übersichtlich und nachprüfbar sein.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind ein in Jahrhunderten gewachsener und gepflegter Rechtsbegriff. Dieser Begriff wird vom Gesetzgeber sowohl im Handelsgesetzbuch (HGB) als auch in der Abgabenordnung (AO) mehrfach verwendet. Er wird jedoch nirgendwo explizit definiert. Die GoB stellen damit einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Mit dieser Regelung kann eine schnelle Anpassung an sich ändernde Umweltbedingungen erreicht werden.

Grundsatz der Übersichtlichkeit (Klarheit und Nachprüfbarkeit)

Der Grundsatz der Übersichtlichkeit beinhaltet, dass sich ein sachverständiger Dritter in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden muss und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können (§238 HGB).

• Haben Sie Änderungen vorgenommen, müssen diese erkennbar sein (§239 HGB).
• Es muss eine lebende Sprache verwendet werden (§239 HGB).
• Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§244 HGB).
• Die Aufbewahrungsfristen sind vorgeschrieben und sind einzuhalten (§239 HGB).

Grundsatz der Vollständigkeit

Alle erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§239 HGB). Die Belege und Aufzeichnungen müssen chronologisch und zeitnah verbucht sein. Wenn Sie Ihre eigenen Rechnungen erstellen müssen Sie das stets beachten.

Grundsatz der Richtigkeit

Die Aufzeichnung aller Ihrer Geschäftsvorfälle muss sachlich und rechnerisch richtig

sein. (§239 HGB).

Belegprinzip

Der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg ist allgemein bekannt. Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen. Für Geschäftsvorfälle, für die keine Fremdbelege vorliegen, sind Eigenbelege zu erstellen. Das ist der Fall, wenn Sie z.B. etwas kaufen und dafür keinen Beleg erhalten haben, der Beleg verloren gegangen ist oder der vorliegende Beleg unverständlich ist. Ist der gekaufte Artikel nicht korrekt bezeichnet, z.B. nur mit einer Artikelnummer oder einer Abkürzung, muss nachvollziehbar nachträglich notiert werden, um was es sich bei dem Kauf handelte. Belege müssen sachlich und rechnerisch richtig sein.

Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§238 HGB). Die Ablage der Belege muss das schnelle Auffinden und die Rückverfolgung der Geschäftsvorfälle ermöglichen (von der Buchung zum Beleg, vom Beleg zur Buchung).

Die Grundsätze der Aufbewahrung sind nachvollziehbar geregelt. (§257 HGB)

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit

Der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit erfordert die chronologische und zeitnahe Verbuchung (§239 HGB). Schieben Sie nichts monatelang auf die lange Bank.

Grundsatz der Sicherheit

Es müssen organisatorische Maßnahmen zur Sicherung aller Aufzeichnungen und Unterlagen getroffen werden. Außerdem ist die Sicherheit vor jedwedem Verlust zu gewährleisten. Auch ein unverschuldeter Verlust von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nimmt der Buchführung ihre Ordnungsmäßigkeit. Wählen Sie daher einen sicheren Ort, z.B. einen verschließbaren Schrank, wenn andere Personen Zugang zu dem Raum haben, einen Metallschrank gegen Verlust bei Feuer oder die Digitalisierung zur elektronischen Aufbewahrung.

Die Regeln zur Buchführung mittels EDV sind von der deutschen Finanzverwaltung als Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufgestellt worden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten die Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen sowie zur Mitwirkungspflicht von Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

Ab 01.07.2014 biete ich Ihnen als Senioren-Assistentin und Mitglied im BdSAD e.V. an, zu gesonderten Konditionen die monatliche Buchführung zu bewerkstelligen. Fragen Sie nach Ihren Konditionen persönlich nach.

Ich freue mich auf Ihr Interesse.

Ich wünsche Ihnen eine stets gut sortierte Buchführung und jederzeit den notwendigen Überblick über all Ihre Belege.

Ihre Nanette El Sayad

www.mycoach-fidelio-training.de