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Aktuell: Wie optimiere ich mein Zeitmanagement?

Erstellt von Nanette El Sayad | |   News

Liebe Senioren Assistentinnen und Senioren Assistenten,

heute finden Sie an dieser Stelle, wie im Juli dieses Jahres begonnen, unser aktuelles Thema zur beruflichen Selbständigkeit. Wenn Sie den Schritt in die Selbständigkeit wagen, ändert sich vieles in Ihrem gewohnten Tagesablauf, die Aufgaben werden mehr und der Tag scheint kürzer zu werden. Sie haben die Ausbildung zur Senioren Assistent/-in nach Plöner Modell vielleicht erfolgreich abgeschlossen oder stecken gerade mitten in der Phase der eigenen Existenzgründung?

Sie wollen künftige selbständig unternehmerisch tätig werden und benötigen fachlichen Rat und Hilfe in der Gründungsphase. Sie sind entschlossen, sich in allen Fragen der Selbständigkeit Hilfe und Antworten von erfahrenen Beratern einzuholen?

Um Sie zu ermutigen, zu informieren und zu begleiten, erscheint an dieser Stelle im monatlichen Rhythmus das Thema des Monats rund um Gründungsidee, berufliche Selbständigkeit und Antworten auf Fragen, die Sie sich zu diesem Thema stellen.

·         Wie plane ich meine Arbeit selbst?

·         Wer kann mir Aufgaben abnehmen?

·         Welche Aufgaben sind zuerst zu erledigen, was kann warten?

·         Wo bleibt mein Privatleben?

·         Wann erhole ich mich selbst?

·         Wie schaffe ich alles, was ich mir vorgenommen habe?

Thema des Monats Oktober 2013

Wie optimiere ich mein Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement versteht man das systematische und disziplinierte Planen der Zeit. Der Zweck des Zeitmanagements ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. In Beruf und Privatleben können Sie gezielt durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen, um sich z.B. Freiräume zu schaffen, obwohl Sie ein hohes Arbeitspensum bewältigen müssen.

Wofür brauche ich wie viel Zeit? Was sind wichtige Zeitfresser?

1.       Schritt- Die Bestandsaufnahme

Welche Bereiche gibt es in Ihrem Leben?

Zunächst können Sie einmal überlegen, in welche verschiedenen Bereiche sich Ihr Leben aufteilt und wie viel Zeit Sie ungefähr für jeden Bereich verwenden

Wie viele Stunden arbeiten Sie pro Woche insgesamt?

Wie viel Zeit benötigen Sie für Fahrzeiten?

Wie viel Zeit verbringen Sie tatsächlich mit den Kunden?

Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Vorbereitung?

Wie viel Zeit kosten die Büroarbeit, die Geschäftspost, die Rechnungslegung, die Bankgeschäfte?

Was sind meine Hobbys und wie viel Zeit benötige ich dafür?

Wie viel Zeit arbeite ich in meinem Haushalt und benötige ich zum Einkaufen?

Wie viel Zeit verbringe ich mit der Familie, mit Kindern, mit den Enkelkindern?

Verschaffen Sie sich einen solchen Überblick über Ihre momentane Lebenssituation.

Schreiben Sie in einem Zeitprotokoll genau auf, wie viel Zeit Sie in einer normalen Woche für welche Aktivitäten in Ihrem Leben verbrauchen, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen.

2.       Schritt- Analyse des Zeitprotokolls

Für welche Aktivitäten verwenden Sie die meiste Zeit? Fragen Sie für jede der Aktivitäten, ob Sie weiterhin bereit sind, so viel Zeit dafür aufzuwenden. Vielleicht möchten Sie auch für einige Aktivitäten ab sofort mehr Zeit haben als bisher? Diese Zeit müssen Sie dann woanders einsparen. Sie können auf diese Weise aus Ihrem Zeitprotokoll erfahren, ob und wie Sie Ihren Tagesablauf gestalten wollen, um mehr von den Dingen machen zu können, die Sie wollen. Womit vertrödeln Sie z.B. zu viel Zeit?

3.       Schritt- Die Zeitplanung

Planen spart Zeit und das Arbeitsergebnis hat oft eine bessere Qualität. Vorher gut zu planen, bedeutet also schlauer zu arbeiten.

Berücksichtigen Sie dabei folgendes:

  • Reservieren Sie sich täglich 5 bis 15 Minuten ungestörte Zeit. Dafür eignet sich zum Beispiel die Zeit morgens nach dem Frühstück oder auch am Abend als letzte Tagesaufgabe, so dass Sie den jeweiligen Tag planen können.
  • Sie können auch am Wochenende oder am Montagmorgen für die gesamte kommende Woche planen. Die Wochenplanung hat den Vorteil, dass Ihr Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Planen Sie für eine Woche, müssen Sie aber trotzdem täglich Ihren Plan überprüfen und Unvorhergesehenes in Ihren Plan einarbeiten.
  • Fertigen Sie eine „To Do-Liste“ an, planen Sie schriftlich.
  • Fügen Sie in die To-Do-Liste alle Arbeitsschritte ein, die erforderlich sind.
  • Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergeben Sie danach die Priorität der Aufgabe, z. B. nach folgenden vier Aufgabenklassen.
  • Aufgabenklasse A = alle dringlichen und wichtigen Aufgaben, Fristen einhalten, Beschwerden von Kunden bearbeiten
  • Aufgabenklasse B = nicht dringende, aber wichtige Aufgaben, z.B. auch ein Arzttermin, der bereits vor sich her geschoben wird.
  • Aufgabenklasse C = das Tagesgeschäft, manches kann auch delegiert werden.
  • Aufgabenklasse D = nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben, langfristige Terminstellung, Dinge die Spaß machen, jedoch zum Vertrödeln verleiten. Diese Aufgaben sollten immer erst zuletzt erledigt werden.
  • Berücksichtigen Sie jetzt die Reihenfolge der Aufgaben der einzelnen Klassen in der Planung, überlegen Sie, welche Aufgaben delegiert werden können.
  • Planen Sie jetzt die Zeiten für die festgelegten Aufgaben sinnvoll und realistisch.
  • Wo werden Zeitpuffer benötigt, z.B. Wartezeiten, Fahrzeiten, Erreichbarkeit von Personen.

  • Bündeln Sie gleiche Aufgaben, z.B. Anrufe, E-Mail Versand oder Bestellungen

4.       Schritt- Die Kontrolle

Am Ende des Tages sollten Sie Ihre Tagesplanung überprüfen. Aufgaben die Sie heute nicht geschafft haben, übertragen Sie in Ihre Planung für den nächsten Tag. Es ist wichtig, dass Sie aus Ihren Fehlplanungen lernen. Fehler sind erlaubt. Analysieren Sie Ihre Fehler und sehen darin ihre Resultate. Seien Sie stets flexibel, was Ihre Planung angeht. Wenn Sie Ihren Plan wegen unvorhersehbarer Dinge nicht einhalten konnten, müssen Sie Ihren Plan eben ändern. Dem Plan tut das nicht weh, also sollte es Ihnen auch nicht wehtun. Überprüfen Sie auch, ob Sie sich vielleicht zu viel auf einmal vorgenommen haben und ob Sie die Zeiten für Ihre Aufgaben vielleicht zu knapp planen. Bleiben Sie konsequent.

Wählen Sie das passende Kontrollsystem für sich aus.

Ein Kontrollsystem ist für Sie ein wichtiges Hilfsmittel. Wählen Sie es nach Ihren Präferenzen aus. Ob Sie ein elektronisches Hilfsmittel wählen, Handy, Outlook eine Excel Tabelle, oder eine herkömmliche Methode wählen, wie Taschenkalender, Schreibblock oder Tagebuch. Es bleibt Ihre Entscheidung und sollte den Zweck erfüllen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Zeit und immer ein geschicktes Händchen bei der Planung.

Ihre Nanette El Sayad